JAK OBNIŻYĆ KOSZTY W GASTRONOMII?

Koszty w firmie są jak włosy. Raz na jakiś czas trzeba je ciąć. Jest to zasada, której zawsze warto przestrzegać w normalnych warunkach rynkowych.

Tymczasem sytuacja gospodarcza, a szczególnie w branży gastronomicznej, daleka jest od normalności.

Pandemia, Polski Ład, wojna w Ukrainie, szybujące ceny elektryczności i gazu, szalejąca inflacja — trudno przypomnieć sobie czasy, kiedy mieliśmy do czynienia z tak wieloma niekorzystnymi okolicznościami jednocześnie. Nic więc dziwnego, że zrelacjonowana poniżej dyskusja była chyba najgorętszym tematem konferencji hybrydowej MADE FOR Restaurant (28 marca br., Hotel Novotel Warszawa Centrum).

Organizatorem wydarzenia była agencja FOR SOLUTIONS, prowadzona przez panią Agnieszkę Małkiewicz, zajmująca się komunikacją oraz kreowaniem wydarzeń dla branży FOOD & HORECA.

Dyskusja nosiła tytuł:

10 COST-SAVING LIFEHACKS DLA KAŻDEJ RESTAURACJI, czyli o czym powinien wiedzieć każdy odpowiedzialny restaurator, aby dzisiaj trzymać koszty na wodzy?

I chociaż ci, którzy spodziewali się łatwych rozwiązań przynoszących natychmiastowe efekty, mogli poczuć się rozczarowani, warto poświęcić swój czas na zapoznanie się z przedstawionymi strategiami, bo w perspektywie długofalowej ich stosowanie może zdecydować o „być lub nie być” Twojego biznesu gastronomicznego.

Dlaczego mówimy o perspektywie długofalowej? Cóż, prawdą jest, że po głębokim kryzysie następuje szybki wzrost gospodarczy. Poprawa sytuacji nie jest jednak niestety kwestią kilku miesięcy. A zdaniem jednego z uczestników dyskusji wzrost kosztów jest tak naprawdę dopiero przed nami.

Jak w tych, bardzo delikatnie mówiąc, niesprzyjających warunkach prowadzić swój biznes gastronomiczny? Jak dotrwać do lepszych czasów?

Dyskusję poprowadził Marcin Wajda reprezentujący firmę Winterhalter, która była jednym z partnerów strategicznych konferencji. Udział w rozmowie wzięli przedstawiciele biznesu gastronomicznego i hotelarskiego. Wszyscy nadal odnoszą sukcesy biznesowe, a więc najwidoczniej potrafią zarabiać nawet w tych niełatwych ekonomicznie warunkach. Maciej Wroński (Rational), Marcin Wachowicz (Aioli, Banjaluka, Sing Sing, MOMU), Piotr Jurga (AmRest KFC) i Patryk Jędrusik (Hotel Rubin) dołożyli starań, aby zaprezentować spojrzenie na sytuację w gastronomii z wielu punktów widzenia.

Według Macieja Wrońskiego (Rational), kluczem do sukcesu — nawet, jeśli tym sukcesem miałoby być tylko utrzymanie się na rynku — jest umiejętność obserwacji tego, co dzieje się wokół nas i nieustannej adaptacji do zmieniających się warunków. Co istotne, nie chodzi tylko o skierowanie uwagi na to, co dzieje się aktualnie, ale również na długofalowe trendy. Trendy nie tylko w branży gastronomicznej, ale w całej gospodarce. Dla producenta urządzeń gastronomicznych istotne będzie więc wsłuchiwanie się w głosy klientów. Może to oznaczać na przykład uwzględnienie faktu, że jego klienci muszą zmierzyć się z brakiem wykwalifikowanego personelu. Dialog z klientem, który niestety nie jest w naszym kraju powszechną strategią biznesową, na pewno jest pożądanym rozwiązaniem.

Marcin Wachowicz (Aioli, Banjaluka, Sing Sing, MOMU) uważa, że nie mamy żadnej szansy na utrzymanie i rozwój naszego biznesu, jeśli nie skupimy się na oszczędnościach. Zmiany cen przybrały tak zawrotne tempo, że trudno chociażby ułożyć ceny w menu. Tutaj dobrym rozwiązaniem jest centralizacja zakupów oraz przejście na półprodukty. Dlaczego półprodukty? No cóż, tak naprawdę to i tak nie restauracja produkuje żywność. Robi to producent żywności, a zadaniem restauracji jest obróbka jedzenia i stworzenie nie tylko formy, która znajduje swoje zwieńczenie na stole, ale również odpowiedniego klimatu i emocji.

Niezwykle ważną kwestią jest również kontrola i optymalizacja pracy pracowników. Niestety, poważnym problemem na całym świecie jest przeciąganie zadań ponad niezbędny czas i spóźnianie się. Opanowanie tego obszaru przynosi ogromne oszczędności.

Marcin Wachowicz przyznał jednocześnie, że aktualnie skupia się na uporządkowaniu organizacyjnym swojego biznesu i ograniczeniu kosztów, co jest obecnie najważniejszym elementem jego strategii. I choć ten program może wydawać się skromny, to w rzeczywistości skrupulatna analiza kosztów ma ogromny wpływ na przyszłość przedsiębiorstwa i jego dalszy rozwój.

Piotr Jurga (AmRest KFC) zauważył, że po dwóch latach pandemii i cięcia wydatków, nadal widzi przestrzeń do dalszych oszczędności w trzech grupach kosztów: food, praca oraz koszty półzmienne. Aby „wycisnąć cytrynę” do końca, należy jego zdaniem skupić się na dwóch kwestiach: po pierwsze, trzeba przeanalizować wydatki na poziomie bardzo drobnych szczegółów, takich jak koszt włączenia pieca, zużycie energii przez klimatyzację lub w procesie zmywania, a następnie rozważyć możliwości zmniejszenia tych kosztów, na przykład poprzez skrócenie procesu zmywania. A drugą kwestią jest automatyzacja. Krótko mówiąc, należy zadbać nie tylko o to, żeby światło nie paliło się niepotrzebnie, ale również o to, aby to światło wyłączało się samo.

Patryk Jędrusik (Hotel Rubin) również poruszył kwestię świadomości procesów oszczędnościowych, ale nie tylko wśród osób zarządzających firmą. Równie ważna jest świadomość pracowników. Aby ją zwiększyć, konieczne jest prowadzenie rozmów z podwładnymi. Istotne jest również budowanie z zatrudnionymi osobami relacji opartych na lojalności. To z kolei umożliwia zatrzymanie pracowników w firmie przez okres kryzysu i jego wspólne przetrwanie.
 
Marcina Wachowicz zarekomendował korzystanie z firm zewnętrznych przy przeprowadzaniu audytu kosztów, a następnie wdrażanie uzyskanej w ten sposób wiedzy poprzez przekazywanie jej pracownikom w procesie szkolenia.

Patryk Jędrusik przyznał, że kiedyś najważniejszą dla niego kwestią było zadowolenie gościa. Co nieuniknione, powodowało to nieraz dokładanie do doby hotelowej. Aktualnie na pierwszym planie musi znaleźć się troska o rentowność przedsięwzięcia. Przy podnoszeniu cen należy jednak pamiętać o tym, aby nie wykorzystywać sytuacji, a więc aby ten wzrost był adekwatny do wzrostu kosztów. Odnosząc się do optymalizacji wydajności pracowników, Patryk Jędrusik zarekomendował prowadzenie rozmów z podwładnymi oraz stosowanie listy „to do”.

Dzięki działaniu w dużej skali i prowadzeniu codziennej wymiany informacji z pięćdziesięcioma kierownikami restauracji, Piotr Jurga może śmiało twierdzić, że warto słuchać swoich podwładnych — często wypływają od nich cenne pomysły. Jedną z takich oddolnych inicjatyw było zainstalowanie przy umywalkach perlatorów igiełkowych, czyli końcówek, które ograniczają zużycie wody podczas mycia dłoni. Bazując na danych, ile razy pracownicy i goście myją ręce w jego restauracjach, udało się obliczyć, że ta operacja przyniesie oszczędności w wysokości około 560 tysięcy złotych w skali roku. Z kolei zastosowanie systemów CONNECTED WASH i EVOSYSTEM to rozwiązania, które przynoszą szybkie efekty, w przeciwieństwie do inwestycji długofalowych związanych z energooszczędnym sprzętem.

Maciej Wroński zwrócił uwagę na fakt, że niższa cena zakupu sprzętu, który ma pracować 5-10 lat, często nie rekompensuje jego późniejszej energochłonności. Warto więc inwestować w technologię energooszczędną. A skoro mowa o braku wykwalifikowanych ludzi do pracy, to może trzeba pokusić się o sprzęt, który będzie pracował prawie bez nadzoru, sprzęt wielofunkcyjny, który może na przykład zarówno grillować, jak i wędzić. Pamiętając o rosnących kosztach produktów, należy też zadbać o to, aby ten drogi produkt wkładać do urządzenia opartego na dobrej technologii, bo to zmniejsza straty.

Nie możemy jednak zapomnieć, jak zauważył Marcin Wachowicz, że sprzęt naprawdę zaawansowany technologicznie jest często dostępny tylko za granicą, a możliwości jego serwisowania są bardzo ograniczone. Skoro zaś brakuje nam możliwości nabycia sprzętu odpornego na słabe przygotowanie personelu, to nie ma innego wyjścia, jak tylko postawić na przeszkolenie pracowników pod kątem wydajnej i energooszczędnej pracy ze sprzętem, który mamy do dyspozycji. Niezależnie od tego, dobrym pomysłem jest wynajmowanie urządzeń, co ułatwia ich wymianę na model bardziej zaawansowany technologicznie.

Ostatnia część dyskusji dotknęła problemu ochrony środowiska. Zauważono, że staje się ona coraz tańsza i łatwiejsza, a co więcej, może także przyczynić się do ograniczenia kosztów (np. fotowoltaika), a nawet wygenerowania dodatkowego dochodu (np. odbiór zużytego oleju).

Najważniejsze omówione w trakcie dyskusji „lifehacki” zostały podsumowane przez prowadzącą konferencję panią Agnieszkę Małkiewicz:

Są to:
1. optymalizacja czasu pracy,
2. oszczędność energii dzięki inteligentnym systemom zarządzania prądem,
3. alternatywne źródła energii,
4. kontrola największych wydatków, stosowanie długoterminowego leasingu urządzeń,
5. wzmożona kontrola procesów sprzedażowych, dokładne raportowanie,
6. negocjowanie cen głównych produktów, kontrakty długoterminowe,
7. szkolenie i angażowanie personelu w zrozumienie procesów oszczędnościowych,
8. automatyzacja, wprowadzanie nowych technologii,
9. dygitalizacja, analiza użytkowania sprzętu, planowanie i wnioskowanie.

A gdzie „lifehack” nr 10? Jego brak na liście to nie pomyłka, ale celowy zabieg organizatorów. Ich zamiarem było zachęcenie uczestników do sformułowania własnych pomysłów na rozsądne cięcie kosztów. Do czego i my równie gorąco Państwa zachęcamy.